利用信息技術有效提高校園辦公的效率
摘 要:校園辦公是指教職工在辦公場所開展相應工作,主要是進行大量的信息搜集、文件處理、任務分解和實施等等。信息時代,借助各種信息技術能有效提高校園辦公效率和辦公質量,如:利用網絡打印機實現多人共享打印、掃描,利用網上報修系統實現不出戶報修,利用精細化管理系統...
關鍵詞:信息技術;信息系統;辦公成本;需求
作 者:羅煙 [承德石油高等專科學校][論文查重]
正 文: 
伴隨著“互聯網+”的氣息,電腦、平板、智能手機等信息工具越來越普及,利用信息技術實現辦公自動化是現代辦公不可或缺的方式,它取代了許多傳統的人工作業,使得工作的效率大大提高。
一、校園信息技術使用現狀
21世紀初就已經有數字化校園的概念,但真正實現數字化校園或數字化校園全面應用的學校少之又少。數字化校園其實就是信息技術使用的體現和結果。信息技術的應用包括計算機軟硬件、智能終端、網絡通訊等。在校園里,信息技術包含技術和管理兩個方面,它是一個為達成戰略目標而采用和發展信息技術的綜合結構。
一般高校會引進一些先進的信息系統,比如:教務管理系統、財務系統、采購系統等,但絕大多數高校的這些系統是在獨立運行,并未將它們有機結合。單個看來是節省了工作時間,但整體看則做了大量重復性的工作。新生入學時,財務系統錄入了一遍學生信息,教務管理系統又重新錄入或導入了一遍學生信息;教務管理系統有學生調換班級時,財務系統還需要再做相應的調整。如此重復性操作的情況在很多學校都有出現。
許多學校在使用一些信息系統時,由于操作能力不足、技術支撐不足、后期升級未跟進等原因導致中途停止使用或沒有充分使用。比如采購系統,需要采購部門、用戶、供貨部門三方共同完成采購任務,其中任一部門的任一操作員因技術水平差而不能操作采購系統時,就會導致本項采購業務中斷。信息技術是新時代的產物,很多老員工不一定能接受或不容易接受這類新事物,所以導致相關工作停滯不前的情況多有發生。
二、如何有效使用信息技術
有效的使用信息技術,才能使信息更快更準地收集、傳遞、處理、執行、反饋。信息技術表面看只與技術有關,實質需要技術和管理的綜合應用才能行之有效。其管理成分包括使命、職能、信息需求、處理流程;技術成分包括用于實現管理體系結構的信息技術標準、規則、系統配置等。有效的使用信息技術,需要緊跟實際需求,軟件結合硬件,配套資源投入和制度管控,必要時及時更新或升級新技術。
首先,管理層應高度重視信息技術這一提高辦公效率的方式。
新事物再好,不被人重視、不被人使用也稱不上好事物。一些新的信息技術,如:指紋考勤、微信支付、在線課堂、手機APP等,正在人們的學習、工作和生活中普及。管理層可以引入這些新技術為校園各部門不同的工作服務,借助服務對象手中的信息工具能更加順利的開展工作。管理層引入新技術后,加大力度(包括技術力量、政策制度等)結合實際工作使用,讓其發揮最佳效益。
第二,信息系統的選型至關重要
校園內可運用信息技術的場合較多,如:使用門戶網站展示工作和開展工作,校園一卡通用校園卡實現校園內消費統一管理,樓宇電子屏及時發布校園通知、信息公示(好人好事、實事播報等)等等。信息系統的正確選型直接關系到使用效果,用戶的需求是選型的關鍵。
實例分析如下:(1)門戶網站設計或引入前應做好需求分析,網站不僅包含各系部子網,還應與含有最新最全的用戶數據的系統保持用戶數據自動同步;網站功能應包含網上報名,課程、成績等信息查詢,網上報修、訂餐等實用性功能;門戶網站要有時效性,現在學生都有手機,為方便用戶瀏覽門戶網站,還應具備手機版門戶網站。(2)校園一卡通是當今高校的重要組成部分,一卡通系統的選型應把握“時效性”和“長久性”兩個概念。“時效性”要求一卡通要滿足現有的需求并采用先進的技術,老式的一卡通只有劃卡消費功能,如今一卡通要具備劃卡消費和身份認證兩大功能,實現功能多樣性,校園卡可以與銀行卡合并使用一張卡。“長久性”要求一卡通長期穩定運行,根據需求的變化及時做好更新和升級。(3)樓宇電子屏是學生獲取信息的重要渠道,除了信息公示這一需求以外,采用聯網型電子屏更方便管理者統一發布和管理信息,一站式管理不僅節省時間而且保證了每一個信息點的信息及時、同步。
第三,員工積極接受新事物以更加有效的運用信息技術
一旦將信息技術用于日常辦公,員工在與其相關的技術能力上也需要隨之跟上。首先是思想意識上要跟上,運用信息技術一方面可以取代筆墨、紙張,可以省去來回徒步的時間,節約了人力、物力等辦公成本;另一方面新技術迎合新需求是時代的要求,我們必須與時俱進。其次,針對每一項技術的運行進行系統的培訓,讓員工熟練掌握新技術,更好的運用新技術。
隨著信息技術的不斷發展,利用信息技術協同校園辦公顯得越來越重要,學會使用信息技術、善用信息技術也成為每一位辦公人員的必備技能。利用信息技術不僅能有效提供校園辦公的效率,還減少了辦公投入,有效的降低了辦公成本。
參考文獻:
[1]張昆容.如何運用信息技術手段提高課堂教學效率[J].東方教育,2015(5).
[2]黃秀甜.優化信息傳達方式提高工作執行力[J].東方企業文化,2015(7).
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